El proceso seguido para determinar el Contenido de la memoria y la Cobertura de cada aspecto material está engarzado con el proceso de elaboración del II Plan Estratégico (2015 – 2020) de nuestra institución y el despliegue a lo largo del curso 2015-16 de la Estrategia Transversal de Responsbilidad Social, con la que la Universidad de Cádiz contribuye a la mejora de las condiciones, los avances y las tendencias económicas, ambientales y sociales en su ámbito de actuación, desde una proyección internacional, tal como refleja su Visión Estratégica.

Las expectativas e intereses de los grupos de interés son una referencia básica para muchas de las decisiones que se han tomado en ei proceso de elaboración de esta memoria. Desde esta perspectiva integradora del contexto de sostenibilidad y participación de los grupos de interés, la identificación de los Aspectos y demás asuntos relevantes se ha realizado empleando metodologías participativas tales como grupos focales de los grupos de interés claves de la universidad y la elaboración de la matriz DAFO por un Comité Estratégico integrado por agentes internos y externos de la organización.

Proceso de elaboración de la Matriz de Materialidad

Identificación. Con la información recabada en los grupos focales y con el diagnóstico institucional de la Universidad se han identificado y analizado un conjunto de aspectos que reflejan los impactos economicos, ambientales y sociales en terminos de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Priorización. La priorización de los aspectos relevantes se realizó a través de los Grupos de Trabajo (integrados por perscriptores internos y externos) establecidos en el diseño del II PEUCA (2015 – 2020) que evaluaron dichos aspectos según importancia-impacto y factibilidad (principio de materialidad); finalmente la validación de estos aspectos materiales se ha llevado a efecto durante el despliegue de la Estrategia Transversal de Responsabilidad Social, prevista en el II Plan Estratégico (2015-2020).

Elaboración. A partir de la identificación de 50 materias de interes, agrupadas en 6 ejes de actividad, por su importancia para los grupos de interés y el impacto que tienen en la gestión de la Universidad de Cádiz como institución pública de educación superior comprometida con la sostenibilidad, en su triple vertiente económica, social y medioambiental, el Grupo de trabajo focal para el despliegue de la Estrategia Transversal de Responsabilidad Social ha elaborado la Matriz de Materialidad.

La matriz sirve de base para establecer el contenido de la información de esta Memoria del curso academico 2015-16 e identificar retos y oportunidades de mejora futuros.

Validación.- Se ha realizado la validación del resultado de la matriz para asegurar que refleja de manera razonable y equilibrada los asuntos relevantes para la organización durante el curso 2015-16 por parte del Vicerrectorado de Responsabilidad Social, Extensión Cultural y Servicios, unidad responsable de la elaboración de la Memoria.

Matriz de materialidad 2015-16

Resultado del esquema de trabajo descrito, se han identificado 21 asuntos relevantes que más preocupan a los Grupos de Interes de la Universidad, a los que se da respuesta a través de sus políticas, alineadas con las estrategias definidas por la Universidad de Cádiz en su marco estrategico.

Integridad de la cadena de suministro

El establecimiento de un marco de confianza y de colaboración con sus proveedores, junto con la búsqueda de relaciones a largo plazo, siguen siendo dos de los pilares básicos de la generación de valor de la cadena de suministro de la Universidad de Cádiz.

Como consecuencia, en el marco del II Plan estratégico (2015 – 2020), se pretende reforzar la función de compras mediante la creación y puesta en marcha de una Central de Compras y Suministros para el conjunto de la Universidad. Entretanto, a través del Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio, adscrito al Área de Economía, se facilita el dialogo permanente con los proveedores y el establecimiento de alianzas estratégicas.

En el marco de la legislación vigente, durante el curso 2015-16, se ha mantenido el impulso encaminado a facilitar la comunicación con los proveedores, la transparencia en los procesos de selección y contratación y la gestión responsable de la cadena de suministro. En este sentido, se han habilitado canales de comunicación para gestionar información sobre quejas, denuncias o cualquier otra cuestión de interés para los proveedores a través de los canales oficiales normalizados de la Universidad (servicios CAU y BAU). A través del CAU tenemos abierta una opción para poder realizar consultas sobre el procedimiento, estado de tramitación y seguimiento de los servicios prestados por el Área, entre otras.

Asimismo, anticipando la elaboración de un Código Ético de Proveedores, la UCA en el marco de su política ambiental mantiene criterios de sostenibilidad ambiental en todos los casos en que el objeto del contrato lo permite e incluye cláusulas administrativas con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de medio ambiente y su adaptación a las directivas comunitarias en materia de contratación verde y sostenible, reforzando así los criterios medioambientales en los procesos de contratación que venían aplicándose desde 2006 tras el Acuerdo del Consejo de Gobierno de 20 de julio por el que se aprueba la Declaración de Política Ambiental de la UCA.

A título de ejemplo, destacar los criterios de valoración relacionados con la sostenibilidad aplicados en la licitación de los servicios de limpieza integral y desinfección de los Centros y dependencias universitarias, las medidas de carácter medioambiental en el mantenimiento de las instalaciones contra incendios, la mejora de la eficiencia energética en la ejecución de obras (remodelación de la Facultad de Medicina y edificio de Departamentos de la Facultad de Ciencias), la correcta gestión de residuos (ejecución de obra del proyecto de remodelación y ampliación del Colegio Mayor Universitario Beato Diego José de Cádiz) o el mantenimiento y conservación de la biodiversidad (contratación administrativa especial de la gestión integrada de las Salinas La Esperanza).

En general, la UCA requerirá de los proveedores que vayan incorporándose a su cadena de suministro, los mismos valores que se exige como institución pública: solidaridad, mejora continua y sostenibilidad. Todo ello con la finalidad de que los objetivos de nuestros proveedores se vayan alineando con los de nuestra institución.

Gestión de proveedores

La Universidad de Cádiz cuenta con procesos de selección y contratación estandarizados y ajustados a la normativa vigente que garantizan la igualdad de oportunidades y la inexistencia de tratos de favor.

Los procedimientos de adjudicación garantizan la máxima objetividad en la selección de las mejores ofertas, asegurando con ello una óptima calidad de los bienes y servicios contratados, así como la gestión de la prevención de los riesgos laborales y la protección ambiental a lo largo de toda la cadena de valor.

Índice de eficiencia en las contrataciones (diferencia entre el importe de licitación y el importe de adjudicación)

Durante el ejercicio económico 2015, se licitaron por el SGECP un total de 15.746.758,78 euros, los cuales se adjudicaron y formalizaron por un global de 15.177.873,73 euros, por lo que se ha producido un ahorro de 568.885,05 euros, lo que supone un índice de rebaja global del 3,61% sobre la licitación.

La significativa reducción respecto al dato del año anterior (-9,14%) se debe al efecto de la elevada presencia de equipamientos científicos pertenecientes a las ayudas del Subprograma Estatal de Infraestructuras Científicas y Técnicas y de Equipamiento, en el marco del Programa Estatal de Fomento de la Investigación Científica y Técnica de Excelencia del Plan Estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación 2013-2016 de la convocatoria 2013 (FEDER), así como la Subvención Excepcional para el programa de Fortalecimiento de las capacidades en I+D+i, convocatoria 2014-2015, otorgado por la Consejería de Economía, Innovación, Ciencia y Empleo, los cuales se han adjudicado en la totalidad en el 2015. En estas adjudicaciones se intenta obtener, y así se prima en los criterios de valoración, la más alta tecnología y máximas prestaciones de los equipos sobre la rebaja posible de precio, aunque sin prescindir de tal criterio.

Por otro lado, el Plazo Medio de Pago (PMP) a 31 de diciembre de 2015, para el conjunto de todos los pagos realizados en el año fue de 28 días, rebajando en 32 días el plazo establecido por la legislación vigente, manteniéndose el mismo índice de eficiencia respecto al año anterior.

Gestión de Compras y Contrataciones

La Universidad cuenta con una política de compras y contrataciones que regula las relaciones con proveedores y el grado de satisfacción con la ejecución de los contratos. El Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio, tal como se recoge en el Manual de Procesos del Área de Economía, realiza una encuesta a los proveedores desde el curso 2010-11. El 71,43% de los proveedores encuestados manifiesta estar satisfecho en sus relaciones con el trato y la información recibida por el personal que gestiona compras y contrataciones, lo que, sin duda, redunda en la mejora de la cadena de suministro.

Durante el Curso 2015-16 se ha mantenido el empleo de herramientas informáticas (Componente Compras y Contrataciones de UXXI-Económico) para soportar los procesos de compras, favoreciendo la transparencia, así como un mayor control y vigilancia de las obligaciones contractuales. Asimismo, se han analizado diversas plataformas disponibles en las Administraciones Públicas, así como su grado de compatibilidad y posibilidades de integración con el módulo de Contrataciones de la herramienta de gestión UXXI, con objeto de avanzar en la implantación de la contratación electrónica en la UCA.

Durante el ejercicio económico 2015, sobre un total de 158.504.025,42 € de obligaciones netas reconocidas, tal como se recoge en la tabla siguiente, la Universidad de Cádiz ha gastado en bienes y servicios e inversiones reales un total de 51.778.364,00 €, lo que representa un 32,67% sobre el total gastado (76,59% si se excluyen los gastos de personal).

Los bienes y servicios adquiridos en proximidad representaron 11.797.983,07€ (un 25,84% del total) fomentando y potenciando la contratación de proveedores locales con el objetivo de beneficiar al entorno en los que operan las cuatro Campus de la Universidad.